¿Cuánto tiempo debes guardar la documentación de tu empresa?

¿Cuánto tiempo debes guardar la documentación de tu empresa?

¿Hasta cuándo deberíamos conservar los contratos, facturas y otros escritos de nuestra empresa? En nuestra fase organizativa, nos encontramos con multitud de documentos y nos preguntamos si los requeriremos en el futuro. Ante esto, acumulamos estos registros sin saber, exactamente, si podríamos deshacernos de ellos o estamos obligados a conservarlos. En nuestra labor de consultoría financiera, te ofrecemos la solución personalizada para que tu trabajo sea desarrollado de manera eficiente y directa, evitando obstáculos que puedan ralentizar tu día a día.

 
 

¿Cuánto tiempo debes guardar la documentación de tu empresa?

Abrimos el cajón de las facturas y nos encontramos con gastos realizados hace cinco años, contratos firmados al inicio de la andadura de nuestro negocio. Nos preguntamos: ¿Qué es obligatorio conservar y qué es prescindible? Y, si es prescindible, ¿puedo deshacerme de él en el mismo momento o he de conservarlos durante un periodo en caso de futuras reclamaciones y alegaciones que puedan surgir?

La obligatoriedad de conservación de la documentación de tu empresa depende directamente de la normativa mercantil, fiscal y general que exista. Estas delimitan, así, de manera oficial el tiempo de custodia de dichos registros:

Según la normativa mercantil

Libros de contabilidad, correspondencias, documentación y justificantes concernientes al negocio deberán conservarse, según el Código de Comercio, durante un plazo de seis años a partir del último día de cada ejercicio. Esto se debe a que, en un plazo estimado de seis años, podemos requerir información contable o de índole mercantil, fiscal o laboral para corroborar un gasto o compra de una acción, por ejemplo.

Tanto es así que se recomienda conservar indefinidamente los siguientes documentos:

  • Libros oficiales de contabilidad
  • Cuentas anuales firmadas
  • Contratos a largo plazo
  • Copias de seguridad informáticas de registros contables

Según las normas tributarias

Según la Ley General Tributaria se establece el plazo general de prescripción de cuatro años que cuentan desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que la Agencia Estatal de Administración Tributaria fije la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de estas.

Así, el contribuyente también cuenta con un plazo de cuatro años para solicitar y obtener la devolución de sus impuestos.

Es muy importante ver si en el plazo de los cuatro años, desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, se ha interrumpido por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada por la interposición o por el contribuyente, que se refieran a reclamaciones o recursos de cualquier clase.

La conservación de otros documentos de empresa cuyo periodo no se especifica en ninguna norma, pero es recomendable ante posibles alegaciones en el futuro es de:

  • Préstamos: La conservación de dicho documento se recomienda que sea hasta que sea devuelto o cancelado.
  • Garantías: La conservación de dicho documento se recomienda que sea hasta que el mismo sea cancelado.
  • Bienes de inversión: Su conservación hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (hasta los nueve años, en algunos casos)
  • Documentación de ejercicio con Bases Imponibles Negativas: La conservación de dicho documento se recomienda que sea hasta pasados cuatro años desde su compensación.

En OVB nos preocupamos por la tranquilidad de nuestros clientes en sus trámites financieros y, por ello, ofrecemos soluciones personalizadas según el cliente y su conocimiento en materia fiscal. Nuestros valores comienzan al compartir dichos conocimientos con aquellos que confían en nosotros para que, con estas nociones, sientan plena confianza en nuestros servicios como consultora financiera.

También, en OVB velamos por la jubilación de nuestros clientes que, tras toda una vida de esfuerzos y buen hacer en su actividad profesional, quiere dedicar el resto de su vida a disfrutar de su tranquilidad y sosiego en manos de una consultora de confianza.

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